資訊講桌的迷思

我經常在各地演講。多年來,我在各地看過用過的所有資訊講桌都有嚴重的設計缺失。這就是為什麼在和邀請單位討論演講場地的軟硬體設備時,最怕聽到的一句話就是對方說「別擔心,我們有資訊講桌」。聽完這話以後,原本不擔心也開始擔心了。

這些資訊講桌的設計通常假定使用者有下列特性:帶著一支裝有簡報檔的隨身碟並接上電腦以 PowerPoint 開啟檔案,演講或簡報開始後就固定站在講桌後面盯著電腦螢幕或投影銀幕看,邊按鍵邊講直到結束。錯誤的假定導致錯誤的設計,這些資訊講桌通常會有下列缺失:龐然大物擋在演講者與聽眾視線之間,接近水平的螢幕讓演講者站得稍微遠一點就看不清楚,USB 埠數量及供電不足。

講桌位置

能夠與聽眾有效溝通的簡報者不會站在講桌後面。只要上了台,就是一場精緻的表演。好的簡報者不會只用口語溝通,也會使用肢體語言。如果聽眾能看到你的全身,你的肢體語言傳遞的訊息就會更清楚。沒有能力或意願想和聽眾溝通的講者,才會選擇讓自己身體的四分之三被講桌遮住。講桌只是裝飾品,你不要笨到真的去用它。

假定銀幕在場地前方正中央,那麼整個銀幕正前方和左右兩側各三米的空間和聽眾之間不應該有任何物體阻隔。簡報者大部分的時後應該站在銀幕左右其中一側(視個人習慣與場地特性而定),但也會有需要更接近銀幕以近一步解說內容的時候。這些空間是舞台,不管在任何一點都不應該有任何物體妨礙聽眾看到簡報者的全身。

好的簡報者會用無線簡報器搖控簡報軟體讓自己可以在舞台上自由移動,所以他們在簡報的過程中並不需要直接操作電腦。問題是,大部分的講桌,不論是傳統講桌或都資訊講桌,都設於銀幕旁。如果是一般講桌,我通常會把它搬到場地某個最不起眼的角落。資訊講桌就很麻煩,它們常常重到搬不動,即使可以移動也因為接線的問題讓它們移動的範圍有限。

螢幕位置

好的簡報者應該要對自己的簡報內容相當熟悉,不需要經常盯著電腦螢幕或投影銀幕看。絕大多數的時間,簡報者都應該和聽眾維持眼神接觸。僅管如此,簡報者還是必須偶而看一下電腦螢幕,確認自己按下簡報器上的按鈕後投影銀幕上出現的的確是他預期要出現的那一頁投影片。怎麼樣的設計可以讓簡報者與聽眾間沒有任何阻隔,但又同時能讓簡報者看到電腦螢幕?這個問題的解法通常非常的「低科技」。

假定你需要自行連接筆記型電腦與投影機,這時電腦的擺放位置就是你可以自行決定的(只要還能連上投影機即可)。在很多中小型的場地(200 人以內),如果把筆電放在銀幕一側前方通常沒人坐的第一排某個位子的桌面,簡報者視線幾乎不用離開聽眾就可以看到電腦螢幕上的提示。如果是那種有架高的舞台的大型場地,就把講桌從舞台上搬到舞台下貼著舞台的前緣,再把筆電在講桌上。如果螢幕角度調整適當,站在舞台上看著台下聽眾時,視線不需偏離太多也可以很容易看到電腦螢幕上的提示。

如果是那些看起來高科技的資訊講桌就慘了,就算你能把講桌推離需要淨空的區域也沒有用。電腦螢幕通常內嵌在講桌桌面,隔了一段距離你就看不到螢幕上的內容。我已經是對投影片內容非常熟悉的演講者了,但看不到電腦螢幕總是會加重記憶負擔。我記得有幾次運氣好,場地後方剛好有一排櫃子。透過玻璃門上的倒影我可以看到銀幕的鏡像,讓我不需要常回頭看銀幕。

USB 埠配置

現在外接式儲存裝置非常多元。大部分的講者仍然使用隨身碟,但使用外接硬碟的講者也越來越多。我承認我對外接硬碟的高度依賴或許是特例,因為我不只用來儲存簡報檔。各種作簡報時會用到的軟體,例如辦公室軟體、媒體播放程式與瀏覽器,也都直接從硬碟執行可攜式的版本。但也因為如此,讓我更容易看到資訊講桌設計上的問題。

很多早期的資訊講桌會把電腦鎖在講桌內,然後用集線器從電腦的某個 USB 埠接到講桌桌面的數個 USB 埠。接耗電量低的隨身碟或簡報器接收器或許沒有問題,但接上外接硬碟就會出問題。就像汽車起步時最耗油,一般 2.5 吋硬碟啟動時也最耗電,所需電量接近 1 安培。而 USB 埠的標準供電量是 0.5 安培,有些電腦的 USB 埠甚至供電不足。透過集線器接出來,USB 埠的數量多了,但供電還是不足。

所以我都會隨身攜帶附電源供應器的 USB 集線器以解決供電不足的問題,但即使如此有時還是會遇到絕境。例如今年六月的一場演講,到現場才發現資訊講桌的 USB 埠規格是 1.1 的。我要執行硬碟上的 OpenOffice.org,USB 1.1 的頻寬根本應付不了。後來當機立斷放棄使用那張講桌,跟現場的朋友借了筆電接投影機才得以順利開始。

結語

我常感慨,所有的資訊講桌都是不懂得作簡報的人設計給不懂得作簡報的人用的。簡報技巧拙劣無妨,多學習多磨鍊即可。但如果簡報技巧拙劣又自以為正確,還根據自以為正確的拙劣簡報技巧設計資訊講桌,讓更多講者的拙劣簡報技巧被強化,讓台下更多的聽眾承受置身煉獄的痛苦,就是罪惡了。

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