說得容易,做得輕鬆:簡報的藝術與技術

上台做簡報讓你覺得很不自在嗎?其實,簡報沒那麼可怕。許多人不喜歡簡報,或覺得沒辦法做好簡報,往往不是能力問題,而是心態問題。

一、簡報是一種溝通方式。

簡報是一種溝通方式,而不是一般人認為的放投影片、念投影片、口頭報告或朗讀講稿等單向的訊息傳遞。簡報溝通的特性是:

  • 主動的:主動為聽眾提供事先準備好的訊息。
  • 互動的:簡報內容受到聽眾即時回饋的影響。
  • 說服性的:(想像一下你的汽車推銷員)。
  • 有組織的:簡報內容經過仔細的規畫。

二、簡報就像電影。

簡報與電影有如下的相似性:

  • 有限時間內要傳遞大量訊息
  • 傳遞的訊息經過精心安排
  • 傳遞的節奏非常明快流暢
  • 製片與導演(簡報者)也非常了解觀眾(聽眾)心理

三、好的簡報就像好的電影或電視影集。

特別是好萊塢的動作電影或影集,例如,《24》。

  • 能讓聽眾容易理解
  • 能持續吸引聽眾注意
  • 能持續喚起聽眾興趣
  • 主角(簡報者)始終是焦點。

四、成功的簡報需要充分的準備。

每分鐘的簡報需要兩小時準備,即使你再有經驗,也不可能不準備。

  • 不要拘泥形式:簡報不是儀式,不要對簡報的形式預設立場。(2008-12-23 新增)
  • 確認簡報目標:這場簡報要產生怎樣的影響?聽完簡報後,聽眾應該有怎樣的改變?
  • 分析聽眾特性:聽眾的特性如何分佈?包括但不限於年齡、性別、職業、專長、態度、動機、文化等特性。
  • 設計簡報內容:根據簡報目標設計簡報內容。不只是簡報架構,也包括表達的所有細節。賦予意義、創造價值,讓聽眾明白內容為什麼重要。吸引注意,喚起興趣,引發慾望,促進行動。
  • 事前充分練習:事前至少要完整練習一次,對著鏡子、錄音機、攝影機或同事朋友練習。
  • 準備應變計畫:預先想好突發狀況的應變措施。例如,設備故障、時間縮短、聽眾特性與預期不一致等等。
  • 聚焦:不要害怕主觀,不要害怕與眾不同。結論優先,重要的訊息先講。不要面面俱到,只呈現有訊息價值的內容。(2014-04-02 新增)

五、簡報者站在聽眾前,就像表演藝術工作者。

你需要:

  • 把握時間:簡報者沒有超時的權利。(2014-04-02 新增)
  • 站在適當的位置:這個位置應該讓聽眾同時看到你和視覺輔助材料,你也可以清楚看到聽眾。這個位置視場地配置而定,通常就是銀幕旁邊。你應該在簡報前提早抵達會場,找出最適合的位置。
  • 工欲善其事,必先利其器:準備一支穩定順手的簡報器。(2014-04-02 新增)
  • 身體姿勢:姿勢是傳達個人形象的關鍵。看自己簡報的錄影調整。(2014-04-02 新增)
  • 服裝:了解各行各業的穿著標準。針對簡報性質與聽眾特性選擇穿著。穿自己喜歡舒適的衣服。(2014-04-02 新增)
  • 聲音形象:音量要大到讓每個人都能清楚聽到,要有變化。適當停頓,顯示簡報者的深度,分隔內容段落,吸引聽眾注意,並讓聽眾有時間吸收資訊。(2014-04-02 新增)
  • 詞彙與句子:使用精確詞彙與完整句子,不要過於口語化。(2014-04-02 新增)
  • 與聽眾保持眼神接觸:不要都不看聽眾,也不要試圖注視所有的聽眾。你要做的是,在聽眾分佈的主要區域,找幾個友善的面孔。
  • 強化肢體語言與情緒表達:非語言溝通與口語溝通同樣重要。要讓坐得最遠的聽眾也看得到你的肢體語言與面部表情。(2011-07-22 新增)
  • 與聽眾保持互動:不要問需要聽眾發言回答的問題,除非你確定聽眾都很願意配合你。讓聽眾用覺得安全的方式表達意見。例如,呈現幾個選項,讓聽眾用舉手的方式作選擇。
  • 有效利用視覺輔助材料:視覺輔助材料的關鍵是「輔助」,目的是輔助簡報者解說陌生概念,而不是讓聽眾分心。
  • 記住,簡報者才是主角!

六、問答時間

  • 基本態度:專注聽完、充分了解問題。確定自己的回答令人滿意。不要用問題回答問題。不要拒絕問題。(2014-04-02 新增)
  • 困難的問題:知之為知之,不知為不知。不要對負面問題展現敵意。不要回答假設性的問題。面對強迫性的問題多想一下。(2014-04-02 新增)

結語

上台做簡報讓你覺得很不自在嗎?記住,簡報不是單向的訊息傳遞,而是一種溝通方式。只要真心想和聽眾溝通,自然就會注意到一些重要細節。所以,如何做好簡報?其實不困難。只要保持正確的心態(這是藝術的部分),用心準備與練習(這是技術的部分),每個人都能說得容易、做得輕鬆。

(這是 2007 年 4 月 9 日於高雄醫學大學附設中和紀念醫院發表的演講摘要。)

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