別讓網路問題搞砸你的簡報

網路已是現代生活的一部分,越來越多人喜歡在簡報中使用網路。但是,如果沒有萬全的準備,網路問題也會搞砸簡報。別忘了,除了你自己的電腦,你對網路是沒有任何控制能力的。只要在簡報中使用網路,就會為自己帶來顯著的風險。在這篇文章中,我將分享一些個人在多年經驗中發展出來的降低風險的策略。

自備事先擷取的畫面

Screenshots
Web Developer and Screen Grab!

我對於在簡報中使用網路的最高原則是:能不用就不用。簡報是訊息密度非常高的溝通,時間的運用必須非常有效率。再輕微的連線問題,甚至只是在簡報軟體與瀏覽器間的切換,都會浪費寶貴的簡報時間,也會影響簡報的連續性與流暢性。

對絕大多數時間有限的簡報而言,最好的作法是事先擷取所有你打算在簡報中透過網路展示的畫面,並將畫面貼進簡報檔。如此,你將能夠完全掌控簡報內容,所有你想呈現的內容都能即時呈現。從開始到結束都不需要離開簡報軟體,簡報的流暢性也得以維持。

擷取特定大小的網頁畫面並不困難。熟練地使用適當工具,你可以在 5 秒鐘之內從瀏覽器複製一個畫面並貼成投影片。我個人使用的工具是開放原始碼的網頁瀏覽器 Mozilla Firefox,以及兩個附加元件:Web DeveloperScreen Grab!。Web Developer 可以讓使用者自行設定瀏覽器視窗或顯示區域的大小,Screen Grab! 則可以擷取顯示區域或完整網頁的畫面至剪貼簿。

例如,你可以用 Web Developer 將瀏覽器的顯示區域大小設為 800×600 或 1024×768,再用 Screen Grab! 複製顯示區域的內容。然後,再到簡報軟體中貼上。顯示區域大小只要在一開始的時候設定一次,之後就是很簡單地複製貼上了。

自備瀏覽器

Firefox Portable

即使簡報本身不依賴網路,我還是會為連線作好準備。因為在問答與討論的過程中,還是有可能需要使用網路。我所謂的準備包括軟體與硬體,軟體的部分主要是包括瀏覽器在內的各種可攜式軟體。

不要使用陌生電腦上的瀏覽器。首先,別人的設定你不見得習慣,有可能造成操作上的不便。其次,別人的瀏覽器未必有你要展示網站的書籤,屆時現場輸入或搜尋都會浪費時間。最後,在別人的瀏覽器登入各網路服務需輸入自己的帳號密碼,也會造成心理的壓力。

所以,即使簡報時用的電腦不是自己的,我還是不用陌生電腦上的軟體。我使用的所有軟體,都是我自己隨身攜帶的外接硬碟上的可攜式軟體。例如,簡報軟體就是 OpenOffice.org Impress Portable,瀏覽器則是 Firefox Portable。自己攜帶瀏覽器有很多好處。軟體的設定一定是你最習慣的樣子,你可以事先把要展示的網站存成書籤,而且不需要在別人的瀏覽器輸入隱私資訊。

自備無線網路基地台

ASUS WL-330gE Portable Wireless AP/Adapter/Gateway/Repeater

即使簡報時使用的是自己的電腦,也還是有可能遇到網路問題。我最常遇到的狀況是,現場雖然有無線網路,但必須用機構成員的帳號密碼才能登入。有一些機構的無線網路甚至有一個白名單,你的無線網卡的 MAC 要在名單上才能連線。這些當然可以請對方的網管幫忙解決,但總是有點麻煩,而且我也不喜歡別人因為要在我的電腦輸入帳號密碼感到困擾。

一般而言,大部分的簡報現場也都會有 RJ-45 網路插座。這類插座只要接上就能連線,不像無線網路有那麼多限制。但是,你還是會遇到一些問題。現場不見得有夠長的網路線,你大概也不會隨身攜帶一條三米長的網路線。

我的解決方案是隨身攜帶一個無線網路基地台,目前使用的裝置是具有路由器、基地台、網卡與訊號增強器四種功能的華碩 WL-330gE。我用這種攜帶型的無線網路基地台好多年了,之前用的是前一代的 WL-330。這類裝置的旅行包中有電源線與網路線,只要接上簡報場地的 RJ-45 插座並接上電源,就可以讓自己的電腦透過自己的無線網路基地台上網。

自備 3.5G 無線網卡(數據機)

Huawei E220 HSDPA USB Modem

我最近到高雄市的一所國小演講 ,遇到一個詭異的問題,無論自備瀏覽器或無線網路基地台都無法解決。我在一小時前抵達,所以有充分的時間測試。放置電腦的位置離牆上的網路插座有一段距離,我接上了我的無線基地台。連線非常順利,但上網沒多久就發現問題:某些網站連不上。

詢問該校資訊組長,得知我連不上的網站被高雄市教育局不當資訊管制系統擋掉了。這完全出乎我的意料之外,因為被擋的網站是設在台灣學術網路的教學網站。防火牆設在教育局,學校無法自行解除限制,必須打電話請教育局處理。即使教育局立即處理,也要兩小時後才能連線,那時我的演講早已結束了。

所以我當機立斷,拿出我的 3.5G 無線網卡接上我的電腦。我其實不是很喜歡這個解決方案,畢竟那是我的私人門號,頻寬也是我自己花錢租的。還好我用的是吃到飽的費率,而且只有突發狀況才拿來應急。再說,以當時的狀況來評估,好像還真的沒有別的解法。

延伸閱讀:Portable Firefox 在教學與演講的應用我的 USB 儲存裝置使用經驗我的簡報工具包(2008);更多「簡報與教學技巧」相關文章。


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