我的簡報工具包

My Presentation Gadget Pack

一年 365 天之中,至少有三分之一的日子,我要站在一群聽眾面前說話。我習慣使用電腦與投影機放映投影片,但又不喜歡背著電腦到處跑。我的解決方案是使用 USB 介面外接硬碟。硬碟上除了文件,也安裝各種可攜式軟體。如此,不管用什麼電腦,我都可以用自己的軟體放映簡報或做其他工作。

這事說來簡單,實則有許多細節需要注意。每一部電腦都不一樣,為了應付各種突發狀況,我一定隨身攜帶一個簡報工具包,而不會只帶硬碟與一條連接線就出門。我的簡報工具包內共有 14 件物品。這些物品或許不是最新最炫的,但都有相當多的實戰經驗。

1. USB 介面外接硬碟

硬碟上除了文件外,也安裝許多可攜式軟體,包括 John Haller 製作的可攜式 OpenOffice.orgFirefoxThunderbirdNVUGIMPAudacity7-ZipFileZillaVLC Media PlayerMiranda IM,以及原本就是只要解壓縮就能用的 PuTTYNotepad++Foxit Reader。我用 OpenOffice.org 放映簡報,用 Firefox 展示網頁,用 Notepad++ 展示程式碼或各種純文字形式的記錄檔。其他的軟體主要是方便平時在別人的電腦上工作,簡報時未必會用到。

2. USB 介面隨身碟(1 GB)

這算是備用的儲存裝置,安裝包括 OpenOffice.orgFirefoxThunderbird7-ZipFileZillaPuTTYNotepad++ 在內的可攜式軟體。外接硬碟透過 USB 介面供電,有的電腦 USB 埠供電不足,無法讓外接硬碟順利運轉。這種情況雖然罕見,我還是習慣把常用文件複製一份到這個隨身碟上。萬一外接硬碟因故無法使用,就不會有太大影響。

3. USB 介面隨身碟(512 MB)

這個隨身碟主要的用途是儲存外來檔案。前段提到的1 GB 隨身碟因為裝了許多可攜式軟體,剩餘空間不多。所以,有時候會需要用到這個 512 MB 的隨身碟。外接硬碟還要接線,有些時候隨身碟還是方便一點。有時我需要請別人拿我的儲存裝置幫我複製對方的某些檔案,在不放心把整顆硬碟交給別人的情況下,通常我會拿這個基本上沒什麼重要檔案的隨身碟給對方。

4. 可以立於桌面的小時鐘

許多場地不見得有從講台可以看到的時鐘,而頻頻低頭看錶也不太雅觀。乾脆自備一個小時鐘,放在視線可及之處的桌面或講桌上。這樣不需要低頭就可以隨時看到時間,方便自己估計講了多久,還剩多少時間。我比較想要的時鐘,其實是指針式的。如果要很快地估計時間,類比表徵還是比數字表徵方便。找了很久,指針式的小時鐘都醜得不像話,才不得不買了一個數字鐘。

5. 無線簡報器

讓自己走到哪都可以切換投影片。我習慣站在銀幕旁邊解說視覺輔助材料的內容,或是在聽眾前從銀幕的這一邊走到另一邊,甚至走進聽眾之中。既然上了台,就要把講台看成舞台,作一場專業的演出,不能躲在舞台的某個小角落。我用無線簡報器用了三年,現在已經很難想像沒有無線簡報器要如何作簡報了。

6. 雷射筆

無線簡報器有雷射筆的功能,不過我還是準備了一支普通的雷射筆。純就雷射筆的功能來看,普通雷射筆的介面還是比無線簡報器好用。大部分的無線簡報器附的雷射筆功能,按鈕都在很奇怪的位置。有時坐在台下當聽眾,想問問題的時候,拿普通的雷射筆出來用還是比較方便一點。

7. 指揮棒

不要迷信高科技,舊技術也有其無可取代的優點。指揮棒的好處是,在你的手和你想要聽眾注意的視覺材料之間,有一個實際物體可以導引聽眾的注意力。在某個程度上,指揮棒也比雷射比用途多一些。例如,你可以拿指揮棒當測量工具,這在解說某些視覺材料時非常方便。總之,喜歡在簡報時比手畫腳的人,一定要有一支指揮棒。

8. 外接硬碟連接線

這是 mini 5-pin 接頭的 USB 連接線,用於連接電腦和外接硬碟。

9. USB 延長線

很多筆記型電腦的 USB 埠位置很奇怪,插隨身碟常常會卡到旁邊的東西。遇到這種情況, USB 延長線就幫得上忙了。外接硬碟因為本來就要用到連接線,使用 USB 延長線的機會就少了很多。

10. USB 集線器

我一次要使用兩個 USB 埠:一個接儲存裝置,一個接無線簡報器的接收器。偶而遇到有些電腦可用的 USB 埠只有一個,這時就需要集線器了。以前用隨身碟的時候,我習慣把隨身碟與無線簡報器的接收器插在集線器上,再接上電腦。這樣只要拔出集線器,就可以確定所有東西都帶走了。

11. USB 線

這是一條可收放的 USB 線。一般的時候用不到,不過我還是放在工具包裡,以備不時之需。當我需要連接許多 USB 介面的裝置時,就可能用到這條線。這條線的一頭是接電腦的標準 A 連接頭,另一頭則是標準 B 連接頭。使用後者的裝置不多,所以通常會搭配轉接頭使用。

12. USB 轉接頭

這是標準 B 轉 mini 5-pin 的轉接頭。現在很多外接式設備都用 mini 5-pin USB 介面,所以這個轉接頭蠻好用的,可以讓我少帶一條 mini-5 pin 連接線。

13. USB 轉接頭

這是標準 B 轉標準 A(母)的轉接頭,主要用途是把 USB 線變成 USB 延長線。用到的機會不多。

14. 讀卡機

我有隨身攜帶數位相機的習慣,讀卡機讓我能即時在電腦上看到照片。有時在簡報當天剛好拍了和簡報內容有關的照片,就可以立即拿出來說故事。如果簡報前有足夠的時間,還可以用可攜式的 GIMP 編修,再用可攜式的 OpenOffice.org 做成投影片加入原本的簡報檔中。

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