我在「成績公佈與學生隱私」中提到，我用 Perl 程式結合 Thunderbird 電子郵件軟體寄出學生的個人成績單。每位學生的成績單上只有收件人的成績和排名，沒有其他人的成績。這是有一點技術難度的事，對於不寫程式或不用 Thunderbird 的人來說，很難從我的經驗中獲益。於是，我花了一點時間寫作這份文件，讓一般人只要使用開放原始碼辦公室軟體 OpenOffice.org 2.0 的「合併列印至電子郵件」功能，就可以製作並以電子郵件寄出像這樣的成績單：
接下來是逐步的操作說明。圖是我在用英文版操作時拍下來的，但我的說明是中文的，希望這樣可以讓不同語言介面的使用者都能看懂。步驟看起來很多，其實非常簡單。只要耐著性子看完，並利用自已手邊的資料照著做一遍，必能立即掌握使用此功能的要領。我自己本來也是不會用的，後來 OpenOffice.org 補給站的 Hannibal 網友非常熱心地給了我一些幫助，讓我能很快學會。
準備成績與電子郵件地址資料
假定有一門叫「開放原始碼軟體概論」的課，有 5 位修課學生。期中考剛結束，成績資料以 Calc 試算表的形式儲存。第一列是欄位名稱，第二列開始就是資料本身。前三欄是原始資料，依序是「學號」、「姓名」、「期中考」，第四欄「名次」以 RANK 函數計算。
第五欄「名字」是用 RIGHT 函數取「姓名」的最右（後）兩個字產生的。這是我用來在成績單上稱呼學生用的，比直接叫學生姓名要親切得多。這種簡易公式遇到特例時不可避免地會出錯，須再以人工檢視並修正。
第六欄「電子郵件」則是以 CONCATENATE 函數在「學號」前加上 “u”，之後加上 “@foo.edu.tw” 產生。一般學校皆以類似方式產生學生的電子郵件帳號，因此我們可以用函數自動產生學生的電子郵件地址。
將成績資料存成 OpenOffice 工作表文件（ods）。
使用「合併列印精靈」
開啟 Writer。在「工具」選單中，選取「合併列印精靈」。
第一步：選擇合併列印的開始文件。
此處我們選「使用目前的文件」，也就是一份空白文件。
第二步：選取文件類型。
請選「電子郵件訊息」。
第三步：插入地址區塊。
請按「選擇地址清單」，出現「選擇地址清單」視窗後，按「增加」。此時會出現標準的 Windows 檔案選擇對話框，找到剛剛儲存的工作表文件再按「開啟」即可。之後會回到「選擇地址清單」，再按「確定」就回到「合併列印精靈」。
第四步：建立稱謂。
我們不是製作書面文件，不需要這些信頭，請將「此文件應包含稱謂」取消選取。
第五步：調整版面配置。
因為此文件不包含稱謂，這個步驟自動略過。
第六步：預覽並編輯文件。
這部分的操作最複複，但只是程序多一點，不算麻煩。按「編輯文件」，你會回到剛剛那份空白文件。
從主選單選擇「檢視」→「資料源」。你會看到剛剛在「選擇地址清單」選擇的工作表出現在上半部。
可以開始編輯文件範本了。輸入信件的內容，然後在需要插入資料（名字、成績、名次）的地方，按住資料表的欄位名稱不放，往下拖到適當的位置，再放開即可。插入的欄位會以灰底黑字呈現。
如果你想對及格跟不及格的學生說不一樣的話，也很容易可以做到。在主選單選擇「插入」→「欄位」→「其他」，會出現「欄位指令」視窗。選擇「功能」標籤，再選擇「有條件的文字」欄位類型。
按住資料表中的「期中考」欄位名稱不放，拖到「欄位指令」視窗右邊「條件」下方的空白輸入框放開。
用滑鼠在「條件」下方的輸入框點一下，移到最後面，新增一個空白，再輸入代表「大於或等於的 “GEQ”，新增一個空白，再輸入 60。這個條件的意思就是「期中考大於等於 60」。
在「就」及「否則」兩個文字輸入框，分別輸入你想對及格和不及格的學生說的話。輸入完成後，按「插入」將完成的欄位指令插入剛剛製作的範本中，然後按「關閉」，回到範本編輯的視窗。
再按「返回合併列印精靈」，回到合併列印精靈。繼續下一步。
第七步：個人化文件。
合併列印精靈會先依剛剛製作的範本產生所有的信件（成績單），你如果需要對特定學生說些話，就按「編輯個別文件」，找到你要改的那封信，修改或增加你要的內容。
再按「返回合併列印精靈」，回到合併列印精靈。繼續下一步。
第八步：儲存、列印或傳送文件。
選擇「以電子郵件傳送合併的文件」，在「電子郵件設定」中，「至」的部分從下拉式選單中列出的資料表欄位中選擇「電子郵件」。「主旨」的部分自行輸入，傳送格式選 “Plain Text”（若你的範本格式豐富，例如有各種顏色及字型，則選 “HTML Message”）。
按「傳送文件」。若你是第一次使用，OpenOffice.org 會要求你輸入電子郵件資訊，包括你的名字、電子郵件地址、以及外寄郵件伺服器（SMTP）設定值等。設好後按「確定」，即可將成績單寄出。日後你可以從主選單的「工具」→「選項」→”OpenOffice.org Writer”→「合併列印電子郵件」，更改電子郵件資訊。
大功告成！你可以將剛剛製作的範本存檔，以便日後重覆使用。你也可以將合併的文件存檔，以便日後查閱。
（本文件中課程名稱、教師與學生姓名、以及網域名稱皆為虛構，如有雷同，純屬巧合。）
延伸閱讀：成績公佈與學生隱私：OpenOffice.org 簡報範本（一）；OpenOffice.org 簡報範本（二）；放下屠刀，立地成佛；「跨越數位落差」不等於「微軟化」；開放原始碼軟體。