上台做簡報讓你覺得很不自在嗎？其實，簡報沒那麼可怕。許多人不喜歡簡報，或覺得沒辦法做好簡報，往往不是能力問題，而是心態問題。
一、簡報是一種溝通方式。
簡報是一種溝通方式，而不是一般人認為的放投影片、念投影片、口頭報告或朗讀講稿等單向的訊息傳遞。簡報溝通的特性是：
- 主動的：主動為聽眾提供事先準備好的訊息。
- 互動的：簡報內容受到聽眾即時回饋的影響。
- 說服性的：（想像一下你的汽車推銷員）。
- 有組織的：簡報內容經過仔細的規畫。
二、簡報就像電影。
簡報與電影有如下的相似性：
- 有限時間內要傳遞大量訊息。
- 傳遞的訊息經過精心安排。
- 傳遞的節奏非常明快流暢。
- 製片與導演（簡報者）也非常了解觀眾（聽眾）心理。
三、好的簡報就像好的電影或電視影集。
特別是好萊塢的動作電影或影集，例如，《24》。
- 能讓聽眾容易理解。
- 能持續吸引聽眾注意。
- 能持續喚起聽眾興趣。
- 主角（簡報者）始終是焦點。
四、成功的簡報需要充分的準備。
每分鐘的簡報需要兩小時準備，即使你再有經驗，也不可能不準備。
- 不要拘泥形式：簡報不是儀式，不要對簡報的形式預設立場。（2008-12-23 新增）
- 確認簡報目標：這場簡報要產生怎樣的影響？聽完簡報後，聽眾應該有怎樣的改變？
- 分析聽眾特性：聽眾的特性如何分佈？包括但不限於年齡、性別、職業、專長、態度、動機、文化等特性。
- 設計簡報內容：根據簡報目標設計簡報內容。不只是簡報架構，也包括表達的所有細節。賦予意義、創造價值，讓聽眾明白內容為什麼重要。吸引注意，喚起興趣，引發慾望，促進行動。
- 事前充分練習：事前至少要完整練習一次，對著鏡子、錄音機、攝影機或同事朋友練習。
- 準備應變計畫：預先想好突發狀況的應變措施。例如，設備故障、時間縮短、聽眾特性與預期不一致等等。
- 聚焦：不要害怕主觀，不要害怕與眾不同。結論優先，重要的訊息先講。不要面面俱到。只呈現有訊息價值的內容。（2014-04-02 新增）
五、簡報者站在聽眾前，就像表演藝術工作者。
你需要：
- 把握時間：簡報者沒有超時的權利。（2014-04-02 新增）
- 站在適當的位置：這個位置應該讓聽眾同時看到你和視覺輔助材料，你也可以清楚看到聽眾。這個位置視場地配置而定，通常就是銀幕旁邊。你應該在簡報前提早抵達會場，找出最適合的位置。
- 工欲善其事，必先利其器：準備一支穩定順手的簡報器。（2014-04-02 新增）
- 身體姿勢：姿勢是傳達個人形象的關鍵。看自己簡報的錄影調整。（2014-04-02 新增）
- 服裝：了解各行各業的穿著標準。針對簡報性質與聽眾特性選擇穿著。穿自己喜歡舒適的衣服。（2014-04-02 新增）
- 聲音形象：音量要大到讓每個人都能清楚聽到，要有變化。適當停頓，顯示簡報者的深度，分隔內容段落，吸引聽眾注意，並讓聽眾有時間吸收資訊。（2014-04-02 新增）
- 詞彙與句子：使用精確詞彙與完整句子，不要過於口語化。（2014-04-02 新增）
- 與聽眾保持眼神接觸：不要都不看聽眾，也不要試圖注視所有的聽眾。你要做的是，在聽眾分佈的主要區域，找幾個友善的面孔。
- 強化肢體語言與情緒表達：非語言溝通與口語溝通同樣重要。要讓坐得最遠的聽眾也看得到你的肢體語言與面部表情。（2011-07-22 新增）
- 與聽眾保持互動：不要問需要聽眾發言回答的問題，除非你確定聽眾都很願意配合你。讓聽眾用覺得安全的方式表達意見。例如，呈現幾個選項，讓聽眾用舉手的方式作選擇。
- 有效利用視覺輔助材料：視覺輔助材料的關鍵是「輔助」，目的是輔助簡報者解說陌生概念，而不是讓聽眾分心。
- 記住，簡報者才是主角！
六、問答時間
- 基本態度：專注聽完、充分了解問題。確定自己的回答令人滿意。不要用問題回答問題。不要拒絕問題。（2014-04-02 新增）
- 困難的問題：知之為知之，不知為不知。不要對負面問題展現敵意。不要回答假設性的問題。面對強迫性的問題多想一下。（2014-04-02 新增）
結語
上台做簡報讓你覺得很不自在嗎？記住，簡報不是單向的訊息傳遞，而是一種溝通方式。只要真心想和聽眾溝通，自然就會注意到一些重要細節。所以，如何做好簡報？其實不困難。只要保持正確的心態（這是藝術），用心準備與練習（這是技術），每個人都能說得容易、做得輕鬆。
（這是 2007 年 4 月 9 日於高雄醫學大學附設中和紀念醫院發表的演講摘要。）
延伸閱讀：說上顛峰；做簡報時應該站在哪裡？；更多「簡報與教學技巧」相關文章。