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  • 簡報的力量:化「經驗」為「價值」

    簡報要產生力量,簡報者就不能只是單純地呈現或分享。必須賦與自身經驗意義,以意義連結聽眾經驗,為聽眾創造價值。這需要非常強的洞察力、同理心、抽象推理與組織能力。但如果能掌握幾個原則,還是能讓這事變得容易些。

    The Power of Presentation: From Experience to Value

    賦與意義、創造價值的邏輯如下:

    • 聚焦:強化自身經驗的獨特性,相較於聽眾的經驗。
    • 類化:將自身的獨特經驗類化為的一般的類型。可能會有一種以上,也可能會有不同的抽象層次。
    • 啟發:以類型連結聽眾的經驗,為聽眾帶來啟發。

    以「壓花」的學習與製作經驗為例。

    • 聚焦:不是很多人有這樣的經驗,所以這個經驗有獨特性。但是如果這是簡報主題,就必須更進一步確認聚焦的主軸。焦點通常與你想強調的經驗類型有關。
    • 類化:每一件事情都屬於一種以上的類別,把與壓花的學習、製作、欣賞與作品最相關的類別找出來。
      • 脫離生活腳本的意外驚喜:為了尋找壓花的素材開始注意路邊的花花草草,也意識到日常生活中如果不是特別注意的話有這麼多美好的事物被忽略了。
      • 打破思考框架的全新視野:要把花花草草變成畫面的元素,就要打破腦中對這些植物原本形貌的框架,才能把這些素材轉換為全新的面貌。
      • 見樹又見林的多層次觀點:一幅壓花作品從整體來看可能是一些物體,例如風景地貌中的房子、山坡、道路等。然而當你仔細觀察作品的局部,你又可以體驗到原始素材的顏色與質地。
      • 專注做一件事的療癒效果:工作與生活都有壓力,而壓力來源的問題有時看似無解。然而當自己每隔一段時日就抽離出來專注壓花而暫時不去思考那些問題,有時反而為那些問題的解決帶來一些頓悟。
    • 啟發:當你能夠精準類化與聚焦,聽眾就會意識到這四個類型的經驗是對自己有幫助的。但是人們舉一反三的能力是有限的,改變習慣也是困難的。所以你還要再舉一些聽眾工作與生活中的例子,最好是些小事,讓他們知道原來自己很容易就有機會獲得這些經驗。

    只要你夠聰明,任何經驗都能為任何聽眾創造價值。例如你觀察自己兩個小孩從發生爭執到和好的過程,把這些事類化到「解決問題」的類型,找出你觀察到的問題解決的關鍵(大人世界的猜疑與防衛讓很多人沒辦法看到一些明明很簡單的問題的解法),再連結回成年人的世界。

    但就像我一開始強調的,你要有非常強的洞察力、同理心、抽象推理與組織能力才做得到。如果你有心學習簡報的藝術與技術,請記得不要只是學習視覺傳達或演說技巧。你一定要花更多的時間磨練自己的思考能力。

    延伸閱讀:



  • 簡報者的個人風格

    要作一場成功的簡報,技巧當然重要,更重要的是簡報者的個人風格。很多人上了台放不開,風格很難展現出來。這和我們的文化有關,成長過程中總是被教訓要中規中矩、謙虛內斂、公平客觀、面面俱到。但這樣作簡報只會又乾又澀又悶又無聊。

    Kaohsiung Public Library

    成功的簡報者都有很強烈的個人風格。每個人的風格都不一樣,一致的是都能達到下列目標:

    • 要有讓人欣賞的特質,但不要刻意討好聽眾。
    • 要有強烈的自信,但不要過於自負。
    • 要能掌握群眾心理,但不要算計太多。
    • 要能作精彩的表演,但不要失去溝通的誠意。

    Kaohsiung Public Library

    簡報風格的核心是簡報者的智慧與性格。你是個什麼樣的人?你知不知道自己與別人的差異在哪?你知不知道自己與別人的哪些差異在哪些主題面對哪些聽眾是可以有吸引力與說服力的?你知不知道如何精準地把自己的智慧與性格透過面部表情、口語表達、聲音形象、肢體語言、內容組織、臨場反應與視覺輔助材料展現出來?

    Kaohsiung Public Library

    如果只是盲目地學習簡報技巧,東學一點西學一點,把許多風格迥異的簡報者身上的簡報技巧優點湊在一起,只會做出個科學怪人。有些事就是只有具有某種智慧與性格的人做才有味道,你做就走味了。你知道的,東施效顰。對自己不夠了解,是不可能發展出個人風格的。

    即使你是代表一個組織做簡報,還是要有強烈的個人風格。是的,投影片可能有制式的範本,那個不能改沒關係。既然你是說故事的人,就要把整個故事當成自己的生命經歷來說。站在台上,不管你代表誰,不管你面對誰,都要讓自己成為焦點。你要投入最強烈的熱情、信念與動機來做簡報。

    不要害怕主觀,不要害怕與眾不同。你的每一秒鐘都要在聽眾心中留下深刻印象。你必須儘量突顯你與聽眾過去經驗中的、或同場的其他簡報者的差異,而且這些差異必須是正面的,才能避免聽眾因為記憶干擾或刻板印象而忘了你或忽略你。

    不要害怕個人色彩,不要害怕無法面面俱到。你的每一秒鐘都要為聽眾提供有價值的訊息,那個價值是「你」帶給他們的,而不是從天上掉下來的。簡報時間原本就很有限,你要把時間留給最能為聽眾帶來訊息的內容。事前充分研究聽眾,了解他們知道什麼,不知道什麼,然後利用他們既有的經驗為他們帶來最多的驚喜。

    簡報技巧當然還是要學,但不要見樹不見林。記住,簡報的目的從來不只是為了呈現什麼,而是為了改變聽眾,為他們帶來價值。當你站在一群人面前作簡報,是「你」感動他們,是「你」說服他們,是「你」帶著他們改變。你要有非常強烈的個人風格才能做到這些事。

    延伸閱讀:



  • 論文簡報:說一個精采的故事

    研究者(以及正在學習做研究的學生)經常需要上台分享自己或別人的研究成果。學術論文雖然嚴肅,但本質上每篇論文都還是一個故事。把故事說得精采,論文簡報就作得好。我以二十分鐘的簡報長度為例,簡要提示時間分配與內容組織的原則。

    第 1-2 分鐘

    在兩分鐘以內以一兩個實際現象為例介紹你的研究主題。實際的現象能讓聽眾快速有感,進而感到好奇:為什麼會有這樣的現象?為什麼了解這個現象是重要的?現象原本就是所有科學研究的起點,不論哪個領域。如果你無法在兩分鐘內把現象描述清楚並讓聽眾覺得有趣且值得在意,你不是真的懂你在說什麼或做什麼。

    第 3-5 分鐘

    在三分鐘以內回顧重要文獻。不是窮盡式的,而是精挑細選少數幾篇。你必須連接前一段的現象,以及聽眾被喚起的好奇心,利用文獻來回答那些「為什麼」。這三分鐘內回顧的每一個文獻都必須讓聽眾覺得「啊,原來是這樣」的感覺。在這三分鐘結束時,一定還有些「為什麼」是前人的研究沒有回答的。這時就輪到你的研究上場了。

    第 6 分鐘

    延續前兩部分的脈絡,以一分鐘以內的時間介紹你的研究邏輯:你的研究要解答什麼問題?用什麼方法?為什麼你可以解答前人解答不了的問題?

    第 7-16 分鐘

    實徵研究的論文簡報重點永遠在你自己做了什麼,而不是別人做了什麼。儘量把最多的時間用來分享自己的研究發現。如果你做了一個以上的實驗,通常是因為第一個實驗沒有完全解答你想解答的問題。所以,記住,你還是在說故事。每一個實驗,都在解答前一個實驗解答不了的問題。

    在實際寫作論文時,通常我們會先以文字或圖表呈現研究發現(結果),然後在研究問題的脈絡中解釋這些發現的意義(討論)。作簡報時,這兩部分是融合的。不要把結果與討論的投影片分開。你在以圖表報告研究發現時就要立即跟著解釋它們的意義。你要解釋哪些資料,就要讓聽眾一直看到那些資料。

    第 17 分鐘

    利用一分鐘的時間總結你的研究,把故事說完。你剛剛說了一個故事,這個故事的啟示是什麼。這一分鐘會很像研究的重點摘要:針對某個有趣且重要現象,你發現了什麼,你的發現的價值又是什麼。

    第 18-20 分鐘

    保留至少三分鐘的討論時間,與聽眾互動。這三分鐘也是緩衝時間,當你講到一半就有人迫不急待問你問題時,也會佔用到這三分鐘。

    延伸閱讀:



  • 簡報戰場

    我的電腦裡有一千多個簡報檔,約略等於過去十年我站上講台的次數。場合從教育訓練、專案簡報、專業演講、社區講座、到大學課程,對象從企業主管、專業人士、社區民眾到各級學校學生,主題從心理、網路、電影、閱讀、寫作、簡報、溝通、教育、教養、研究、個人成長到使用者經驗。為了適應如此多樣的場合、對象與主題,我發展出以一致風格、快速準備以及個人品牌為主的簡報策略。就稱為「戰鬥簡報」好了。

    一致風格

    很多人可能不容易想像,我在台上面對大一新生、社區民眾和企業主管的精神幾乎是完全一樣的。沒有上下之分,就是和另一群不同背景的人分享我的知識與經驗。這並不容易,我也是經過幾年的時間才找到一個統整的角色。

    不管對誰,我從來不客套。如果我沒有比你更懂我要分享的內容,如果我沒有比你更相信我與我分享的內容的價值,我就不會站在這裡了。事實是,簡報者如果沒有展現出足夠的強度,如果真的只是「報告」,台下也不會對你有信心。而這個分享是積極的:不是報告或教學,而是積極的說服。事前儘量研究聽眾屬性,然後在現場以此基礎主動影響、說服與改變他們。

    一致性是很重要的。它讓我的經驗可以累積與類化:在 A 情境對 B 族群分享 C 類知識的經驗可以類化到在 X 情境對 Y 族群分享 Z 類知識的情境。否則如果「情境 × 對象 × 主題」的每一格都完全不同,我不會有足夠的時間準備,自己大概也會因為混淆而經常犯錯。

    快速準備

    首先我還是要強調,簡報的練習沒有捷徑。如果是全新的內容,每分鐘的簡報我還是會花至少兩小時準備。但因為不論在什麼情境對什麼對象談什麼主題基本上都是以我個人的知識為主,所以簡報內容多少會有重疊。這時除了個人態度與風格的一致性,投影片的一致性也很重要。

    我最近五年的所有投影片都使用同一個自己製作的範本。這個範本的內頁完全不花俏,每頁就是一個重點:也許是一個詞或一個句子,也許是一個圖表,也許是一張影像。不論是文字、圖表或影像,都限制在 4:3 投影片中間的 1.85:1 的空白區域。

    所以當我在準備一個新的簡報、課程或演講時,五年內的所有投影片都是素材,而且絕大多數的情況下找到合適的素材只要複製貼上即可,不需太多修改。就像所有戰場上的裝備,我的投影片可能不會非常精緻,但它們非常耐用而且有效。這讓我可以更快速地製作投影片,讓我把寶貴的準備時間保留給最重要的事:思考自己屆時要在現場用口語表達的內容與方式。

    個人品牌

    很多人透過網路積極展現與行銷自我。也許你文章寫得好,也許你有許多粉絲,但面對面溝通是更高等級的挑戰。文章寫得好的、懂網路的人很多,站在人們面前時還能同樣讓人印象深刻的很少。所以,簡報也是經營個人品牌「最後一哩」的關鍵能力。

    坦白說,十年前的我並沒有特別認真思考個人品牌這件事。但是花了幾年在學校與社區磨練出這套技巧之後,大約七年前剛好接上 Web 2.0 的時代。我開始寫部落格,認識了很多人,也被很多人認識。五年前,個人的興趣也從基礎的認知轉到使用者經驗。兩個因素加起來,讓我這些年又多了許多在多樣的情境與多樣的聽眾面對面分享多樣主題的機會。

    以往我曾經在大學開過簡報課,也曾在大學以外的場域舉辦過較短期(十五小時)的訓練課程。我還是很想把這些經驗分享出來,但考慮大家工作都忙,課程時數不宜太長。所以最近開的公開課程「塑造個人風格的簡報表達訓練」就把時數限制在十二小時,分兩個週末進行。希望這門課可以對朋友們的生活與工作都有幫助。

    延伸閱讀:演講與課程列表;更多「簡報與教學技巧」相關文章。



  • 十年一遇的簡報災難

    如果把在大學的演講式授課也納入計算,十年來我演講大概超過一千場。我不僅從來沒有遲到過,還會提早抵達以熟悉環境並排除可能的場地與設備配置問題。然而,就在 2011 年三月十七日,我因為自己一連串的疏失讓一場演講晚了整整半小時開始。對我來說,這是十年一遇的簡報災難,讓我難過了好幾天。事後我完整分析了這次事件,寫成調查報告,分成「事件經過」、「損害範圍」、「原因分析」與「改善建議」四部分。希望這種事以後再也不會發生。

    事件經過

    演講地點在國立高雄第一科技大學東校區,時間是下午 1:30 到 3:20,對象是電子工程系高年級學生與研究生。當日中午 12:00 我結束前一個行程,12:15 從三民區駕車出發。順著前晚用 Google 地圖查詢的路線行駛半小時才發現方向錯了,來到國立高雄大學附近。改用導航軟體導引,1:25 終於抵達第一科大。最後在邀請我的張簡嘉壬老師陪同下走進演講廳時已經 1:35 了。

    我急忙將外接硬碟接上資訊講桌的 USB 埠,發現供電不足。接上變壓器為硬碟供電,這次電腦偵測到了,但硬碟上的可攜式 OpenOffice.org 卻啟動得非常慢。我驚覺講桌連接埠只有 USB 1.1 的速度,當場放棄。無法用正常方式從資訊講桌移除硬碟,為趕時間直接拔線,軟體檔案因此毀損。因此即使連上主辦單位借來的筆電,仍無法開啟簡報。最後改用原本也已安裝在硬碟上的可攜式 LibreOffice,終於順利開啟。此時已是 2:00。

    損害範圍

    演講時間從 110 分鐘縮短為 80 分鐘。演講效果受損,聽眾權益亦受損。

    事後檢查硬碟並修復之後發現一萬多個檔案受損,重新安裝 OpenOffice.org、LibreOffice 與 JRE 之後似乎已恢復正常。不確定還有哪些檔案受損,有空要找時間把重要資料檔案再一次從桌機複製過去。

    原因分析

    通常我都會提早至少一小時抵達演講場地。例如三月十六日上午 10:30 在義守大學的演講,我 8:30 就從高雄市區駕車出發了。但十七日這天我沒辦法提早出發,也使得應付意外狀況的緩衝時間減少。而意外狀況又接連發生,最後導致演講無法準時開始。

    我之前沒去過第一科大,只知道在楠梓。出發前一晚我看了第一科大校區平面圖,下方的地址是楠梓區卓越路 2 號。我在圖上找到我要去的東校區,門口是大學路(校區平面圖並未註明東校區在橋頭)。於是我上 Google 地圖搜尋,高雄的內門、橋頭、楠梓都有大學路,我選了楠梓的。或許因為校名接近,看地圖時沒發現那是錯誤的目的地。我知道楠梓有兩間大學,而且名稱很像,但還是沒有提高警覺。這是第一個疏失。

    十七日出發時我並沒有使用衛星導航。因為 Google 地圖規畫路線的台 17 線我常走,而且高雄大學附近的區域我也去過好多次。這就是為什麼直到看到高雄大學校門我才發現走錯了。如果一開始就使用衛星導航,應該就會保留足夠的緩衝時間解決之後的技術問題。過度信任自己對楠梓的熟悉度,加上錯誤地認為「第一科大應該也在那附近」,這是第二個疏失。

    總之,終於抵達第一科大。我以電話聯絡邀請我的老師,請他帶我到演講廳。那時已經是預定開始時間的五分鐘之後。我看到資訊講桌,猜到 USB 埠會供電不足。但因為趕時間,我略過了連接隨身攜帶的有獨立變壓器供電的 USB 集線器,直接把硬碟接上講桌。果然無法運轉。這是第三個疏失。

    我把自己的 USB 集線器與變壓器拿出來接上硬碟,再接回講桌。這次講桌電腦偵測到硬碟,但我總覺得一切都很慢。啟動硬碟上的可攜式 OpenOffice.org,數十秒後仍無反應。我意識到講桌的 USB 埠只有 1.1 的規格,執行硬碟上這麼龐大的軟體會慢到無法接受(這種狀況兩年前我遇過一次)。我原本都會把簡報檔存成 PDF 格式備用,並在硬碟、隨身碟與網路各複製一份。這幾年因為電腦規格越來越好,不論是 USB 供電或頻寬都很少成為問題,我已連續好幾年沒有遇到需要使用 PDF 救援的情況。最近我就開始省略把簡報檔存成 PDF 的程序。這是第四個疏失。

    我有很多講題是即使投影片放不出來我也能講個七八成的,這次是少數的例外。大部分的內容都是設計實例,沒有投影片就很難純粹用口語解釋那些實例。我的簡報工具包的「全配」其實還包括一部小筆電。就像備援的 PDF 檔一樣,也是連續好幾年沒機會用到了。而且因為這兩天跑不少地方,為減輕負擔就沒帶小筆電。這是第五個疏失。

    後來電子系的同學幫我借來筆記型電腦。接上硬碟一切看似順利,但執行可攜式 OpenOffice.org 沒有任何反應。試了幾次才想到應該是因為之前從資訊講桌移除硬碟時為趕時間直接拔線,導致軟體檔案毀損。還好我還有 LibreOffice,但啟動時又出現可攜式 JRE 毀損的訊息,應該也是相同原因。手動設定使用筆電的 JRE 之後,終於能夠順利開啟簡報檔。這時已經是 2:00 了。

    改善建議

    分析這場災難就像看了一整集的〈空中浩劫(Air Crash Investigation)〉。我看到自己的人為疏失(human errors):看錯地圖、過度自信、省略操作程序、省略準備程序、省略備援裝置。我也看到這些人為疏失脈絡中的潛伏疏失(latent errors):太少的緩衝時間、校區平面圖不精確、相同路名與相似校名、資訊講桌 USB 集線器設計疏失。平時偶而遇到一兩項或許仍可平安渡過。當不幸的巧合同時出現,意外就無法避免。

    我也想到 2003 年哥倫比亞號太空梭的意外。事後的調查報告中明確指出,美國國家太空總署(NASA)依賴過去的成功而非嚴謹的工程分析來評估安全性,是導致意外發生的組織文化因素之一。這次的簡報災難讓我在自己身上看到同樣的問題。所以我給自己的建議是:還是回復以往戒慎恐懼的心態,所有標準作業程序都不可省略。

    扣掉被我耽誤的三十分鐘,實際演講的八十分鐘其實很愉快。但畢竟讓聽眾損失了三十分鐘的內容,我還是覺得很抱歉。我如果是台下的聽眾一定很不高興,在此也很感謝同學們的包容。就像我當天說的,我欠的三十分鐘一定要還。排好時間地點我就回來,不收演講費,而且不只三十分鐘。再多講一小時都沒問題。

    延伸閱讀:資訊講桌的迷思



  • 戀投影片癖(Slideophilia)

    不,你在 DSM-IV-TR 裡是找不到「戀投影片癖(Slideophilia)」的。這只是一個比喻,用來描述我印象中的、人們對投影片像嬰兒對奶嘴、幼兒對毛巾那樣的強烈依戀。以下是我認為顯現出「戀投影片癖」症狀的現象。

    很多演講場地會在正前方設置二至三個銀幕,甚至在空間的後半部再架幾台液晶螢幕,目的是為了讓聽眾能夠看清楚投影片。但很諷刺地,在這類場地,聽眾通常很難看清楚台上的講者。尤其有些液晶螢幕擺設的方向和講者的方向垂直,聽眾如果看螢幕就看不到講者。這樣的空間根本是為了敬拜投影片設計的神殿,台上的講者成了活人獻祭的供品。

    很多演講場地的照明是這樣的:打開大燈,聽眾就看不清楚銀幕;關掉大燈,聽眾可以看清楚銀幕,卻看不清楚講者。投影片和講者,哪一個是可以犧牲的?對戀投影片癖者來說,當然是後者。於是演講即將開始時,他們就急著關掉大燈,歡迎尊貴的、榮耀的投影片上場。台上的講者則消失於黑暗的漩渦之中,像是有人按了馬桶的沖水按鈕後被沖走的便便一樣。

    很多人會想把演講錄下來,攝影機卻不跟著講者,而是在固定在場地後方對著前方的銀幕錄投影片,或是用軟體錄下講者的聲音與電腦播放的投影片畫面。不論哪種方式,都錄不到講者本人。相較於投影片受到的大明星般的重視,台上的講者只是沒錄到沒關係、最好別錄到的卑微助理、電腦操作員與配音員。

    很多人會希望事先拿到印成講義的投影片。然後,在台下滿足地翻著那疊紙,像是幼兒抱著毛巾吸吮手指,看也不看台上的講者一眼。事實上,投影片就像舞台劇的道具,離開了演講現場就失去了意義。演講是線性的,哪一張投影片在什麼時候出現也必須和講者的節奏同步。把演講不可分割的一部分硬生生分割出去,就好像你覺得一個人的眼睛很漂亮就把它硬生生從眼眶裡啄出來據為己有一樣。這是多麼變態的愛呀!

    當然,很多講者本身就是戀投影片癖者。他們心甘情願犧牲自己,躲在陰暗的角落榮耀投影片大神。他們把所有的時間都花在製作投影片上,沒有留下任何時間練習自己的表達。他們不敢對聽眾講得太清楚,深怕自己搶走投影片的風采。他們樂意事先把投影片印給聽眾,讓聽眾儘量專心閱讀銀幕上或印刷的投影片。錄影不錄到自己也沒關係,錄到投影片比較重要。

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  • 資訊講桌的迷思

    我經常在各地演講。多年來,我在各地看過用過的所有資訊講桌都有嚴重的設計缺失。這就是為什麼在和邀請單位討論演講場地的軟硬體設備時,最怕聽到的一句話就是對方說「別擔心,我們有資訊講桌」。聽完這話以後,原本不擔心也開始擔心了。

    這些資訊講桌的設計通常假定使用者有下列特性:帶著一支裝有簡報檔的隨身碟並接上電腦以 PowerPoint 開啟檔案,演講或簡報開始後就固定站在講桌後面盯著電腦螢幕或投影銀幕看,邊按鍵邊講直到結束。錯誤的假定導致錯誤的設計,這些資訊講桌通常會有下列缺失:龐然大物擋在演講者與聽眾視線之間,接近水平的螢幕讓演講者站得稍微遠一點就看不清楚,USB 埠數量及供電不足。

    講桌位置

    能夠與聽眾有效溝通的簡報者不會站在講桌後面。只要上了台,就是一場精緻的表演。好的簡報者不會只用口語溝通,也會使用肢體語言。如果聽眾能看到你的全身,你的肢體語言傳遞的訊息就會更清楚。沒有能力或意願想和聽眾溝通的講者,才會選擇讓自己身體的四分之三被講桌遮住。講桌只是裝飾品,你不要笨到真的去用它。

    假定銀幕在場地前方正中央,那麼整個銀幕正前方和左右兩側各三米的空間和聽眾之間不應該有任何物體阻隔。簡報者大部分的時後應該站在銀幕左右其中一側(視個人習慣與場地特性而定),但也會有需要更接近銀幕以近一步解說內容的時候。這些空間是舞台,不管在任何一點都不應該有任何物體妨礙聽眾看到簡報者的全身。

    好的簡報者會用無線簡報器搖控簡報軟體讓自己可以在舞台上自由移動,所以他們在簡報的過程中並不需要直接操作電腦。問題是,大部分的講桌,不論是傳統講桌或都資訊講桌,都設於銀幕旁。如果是一般講桌,我通常會把它搬到場地某個最不起眼的角落。資訊講桌就很麻煩,它們常常重到搬不動,即使可以移動也因為接線的問題讓它們移動的範圍有限。

    螢幕位置

    好的簡報者應該要對自己的簡報內容相當熟悉,不需要經常盯著電腦螢幕或投影銀幕看。絕大多數的時間,簡報者都應該和聽眾維持眼神接觸。僅管如此,簡報者還是必須偶而看一下電腦螢幕,確認自己按下簡報器上的按鈕後投影銀幕上出現的的確是他預期要出現的那一頁投影片。怎麼樣的設計可以讓簡報者與聽眾間沒有任何阻隔,但又同時能讓簡報者看到電腦螢幕?這個問題的解法通常非常的「低科技」。

    假定你需要自行連接筆記型電腦與投影機,這時電腦的擺放位置就是你可以自行決定的(只要還能連上投影機即可)。在很多中小型的場地(200 人以內),如果把筆電放在銀幕一側前方通常沒人坐的第一排某個位子的桌面,簡報者視線幾乎不用離開聽眾就可以看到電腦螢幕上的提示。如果是那種有架高的舞台的大型場地,就把講桌從舞台上搬到舞台下貼著舞台的前緣,再把筆電在講桌上。如果螢幕角度調整適當,站在舞台上看著台下聽眾時,視線不需偏離太多也可以很容易看到電腦螢幕上的提示。

    如果是那些看起來高科技的資訊講桌就慘了,就算你能把講桌推離需要淨空的區域也沒有用。電腦螢幕通常內嵌在講桌桌面,隔了一段距離你就看不到螢幕上的內容。我已經是對投影片內容非常熟悉的演講者了,但看不到電腦螢幕總是會加重記憶負擔。我記得有幾次運氣好,場地後方剛好有一排櫃子。透過玻璃門上的倒影我可以看到銀幕的鏡像,讓我不需要常回頭看銀幕。

    USB 埠配置

    現在外接式儲存裝置非常多元。大部分的講者仍然使用隨身碟,但使用外接硬碟的講者也越來越多。我承認我對外接硬碟的高度依賴或許是特例,因為我不只用來儲存簡報檔。各種作簡報時會用到的軟體,例如辦公室軟體、媒體播放程式與瀏覽器,也都直接從硬碟執行可攜式的版本。但也因為如此,讓我更容易看到資訊講桌設計上的問題。

    很多早期的資訊講桌會把電腦鎖在講桌內,然後用集線器從電腦的某個 USB 埠接到講桌桌面的數個 USB 埠。接耗電量低的隨身碟或簡報器接收器或許沒有問題,但接上外接硬碟就會出問題。就像汽車起步時最耗油,一般 2.5 吋硬碟啟動時也最耗電,所需電量接近 1 安培。而 USB 埠的標準供電量是 0.5 安培,有些電腦的 USB 埠甚至供電不足。透過集線器接出來,USB 埠的數量多了,但供電還是不足。

    所以我都會隨身攜帶附電源供應器的 USB 集線器以解決供電不足的問題,但即使如此有時還是會遇到絕境。例如今年六月的一場演講,到現場才發現資訊講桌的 USB 埠規格是 1.1 的。我要執行硬碟上的 OpenOffice.org,USB 1.1 的頻寬根本應付不了。後來當機立斷放棄使用那張講桌,跟現場的朋友借了筆電接投影機才得以順利開始。

    結語

    我常感慨,所有的資訊講桌都是不懂得作簡報的人設計給不懂得作簡報的人用的。簡報技巧拙劣無妨,多學習多磨鍊即可。但如果簡報技巧拙劣又自以為正確,還根據自以為正確的拙劣簡報技巧設計資訊講桌,讓更多講者的拙劣簡報技巧被強化,讓台下更多的聽眾承受置身煉獄的痛苦,就是罪惡了。

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  • 簡報藝術與技術的修鍊

    簡報是藝術,也是技術。在藝術面,成功的簡報者必須將個人風格充分融入,並利用個人風格強化溝通效能。在技術面,成功的簡報者必須藉由事前充分的準備與練習,讓自己在台上的演出盡量接近完美。簡報的藝術與技術需要長期、甚至是終身的修鍊,只讀幾本書或聽幾堂課是絕對不夠的。

    藉由觀察別人的簡報風格從中學習,然後儘量找機會練習,這是最好的修鍊方式,我就這樣做了二十多年。長期觀察下來,有一個現象持續吸引我的注意。絕大多數的簡報者,不論是在會議、演講或教學的脈絡中,展現出來的簡報能力其實都仍有相當顯著的可以改進的空間。但很明顯地,他們已經使用同樣的方式做簡報做了非常多年。

    這不是能力問題,而是心態問題。很多人對「簡報」抱持下以下兩種基本態度:

    • 只是用於工作:工作已經佔用了人們非常多的時間,大部分的人都不願意為了工作再付出額外的時間。如果只把簡報視為工作的一部分,就會失去修鍊的動機。
    • 再爛也堪用:在眾人面前說話是許多人不樂意做的。許多人對簡報的期待僅是「能撐過那段在台上的時間」,再爛的簡報技巧都能達到目的。如此,當然更沒有修鍊的動機。

    如果你有心修鍊簡報的藝術與技術,擁有健康、正向的心態是很重要的。不要只是把簡報跟工作連結,要把簡報與人生連結。你應該超越工作,把簡報視為個人的核心技能。因為簡報作為一種獨特的溝通方式,可以類化的情境是很廣的。

    簡報溝通的特性:

    • 訊息密度:能夠讓你在短時間內溝通大量訊息。
    • 刺激強度:能夠讓你以大量視覺訊息輔助溝通。
    • 傳播廣度:能夠讓你在短時間內與大量聽眾溝通。
    • 內容深度:能夠讓你透過影音圖文促進深層理解。

    因為有以上特性,簡報的藝術與技術能大幅增進你在各種情境中的溝通效能:

    • 多樣時間:從 3 分鐘到 3 小時。
    • 多樣目的:從會議、演講到教學。
    • 多樣人數:從 3 到 3,000 人。
    • 多樣主題:從專業知識到生活體驗。

    最後,還有更重要的一點,關於個人品牌的經營。在網路上,人們藉由寫作與運用各種網路服務積極展現與行銷自我。也許你文章寫得好,也許你在社群網站有許多粉絲,但面對面溝通是更高等級的挑戰。文章寫得好的、懂網路的人很多,站在人們面前時還能同樣讓人印象深刻的很少。所以,簡報也是經營個人品牌「最後一哩」的關鍵能力。

    延伸閱讀:說得容易,做得輕鬆:簡報的藝術與技術;更多「簡報與教學技巧」相關文章。



  • OpenOffice.org 簡報範本(五):東京中城

    OpenOffice.org 是一套開放原始碼的辦公室軟體,包括文書試算簡報繪圖公式資料庫等功能。我長期使用 OpenOffice.org 做簡報,也自己設計簡報範本。我從 2005 年開始分享這些範本,共有四組()。這次再新增以「東京中城(Tokyo Midtown)」為主題的三個範本,製作的時間是 2008 年 9 月。

    東京中城 (1)

    OpenOffice.org Impress 簡報範本快照:東京中城 (1)

    下載:tokyo-midtown-1.odp

    東京中城 (2)

    OpenOffice.org Impress 簡報範本快照:東京中城 (2)

    下載:tokyo-midtown-2.odp

    東京中城 (3)

    OpenOffice.org Impress 簡報範本快照:東京中城 (3)

    下載:tokyo-midtown-3.odp

    說明

    我有每年更新簡報範本的習慣 。去年 9 月構思新範本的主題時,想到 7 月底剛好去過一趟日本,就從相簿中挑了幾張出來當作母片的背景圖片。這組範本用了一整年,現已功臣身退。我個人不再使用,但還是將它們分享出來。

    每個範本有四張母片,主要還是針對我個人的使用習慣作的規畫。第一張母片是封面,第二張母片則是用來區隔主要內容段落用的。第三張母片用於真正的內頁,每頁最多一個詞、詞組或句子;這是「Lessig/Hardt/高橋風格」的特色。第四張母片是標準的條列要點,我從來不用,但還是做個簡單的留在範本中。

    這組範本也延續了從 2006 年以來的基本規格:每張投影片的內容區塊寬高比 1.85:1,白底灰邊的信箱模式。這是 Wide Screen 規格,又稱為 Standard American Wide Screen,是目前最普遍的電影畫面比例之一。

    自己設計簡報範本就有這個好處,可以自訂所有的規格。規格統一,從舊簡報檔擷取部分投影片到新簡報檔就非常方便。直接複製貼上,內頁風格還是完全一致。這可以讓我專注在內容的準備,不需要經常浪費時間去調整投影片樣式。

    延伸閱讀:輕鬆製作 OpenOffice.org 簡報範本OpenOffice.org 簡報範本(四)OpenOffice.org 簡報範本(三)OpenOffice.org 簡報範本(二)OpenOffice.org 簡報範本(一)



  • 別讓網路問題搞砸你的簡報

    網路已是現代生活的一部分,越來越多人喜歡在簡報中使用網路。但是,如果沒有萬全的準備,網路問題也會搞砸簡報。別忘了,除了你自己的電腦,你對網路是沒有任何控制能力的。只要在簡報中使用網路,就會為自己帶來顯著的風險。在這篇文章中,我將分享一些個人在多年經驗中發展出來的降低風險的策略。

    自備事先擷取的畫面

    Screenshots
    Web Developer and Screen Grab!

    我對於在簡報中使用網路的最高原則是:能不用就不用。簡報是訊息密度非常高的溝通,時間的運用必須非常有效率。再輕微的連線問題,甚至只是在簡報軟體與瀏覽器間的切換,都會浪費寶貴的簡報時間,也會影響簡報的連續性與流暢性。

    對絕大多數時間有限的簡報而言,最好的作法是事先擷取所有你打算在簡報中透過網路展示的畫面,並將畫面貼進簡報檔。如此,你將能夠完全掌控簡報內容,所有你想呈現的內容都能即時呈現。從開始到結束都不需要離開簡報軟體,簡報的流暢性也得以維持。

    擷取特定大小的網頁畫面並不困難。熟練地使用適當工具,你可以在 5 秒鐘之內從瀏覽器複製一個畫面並貼成投影片。我個人使用的工具是開放原始碼的網頁瀏覽器 Mozilla Firefox,以及兩個附加元件:Web DeveloperScreen Grab!。Web Developer 可以讓使用者自行設定瀏覽器視窗或顯示區域的大小,Screen Grab! 則可以擷取顯示區域或完整網頁的畫面至剪貼簿。

    例如,你可以用 Web Developer 將瀏覽器的顯示區域大小設為 800×600 或 1024×768,再用 Screen Grab! 複製顯示區域的內容。然後,再到簡報軟體中貼上。顯示區域大小只要在一開始的時候設定一次,之後就是很簡單地複製貼上了。

    自備瀏覽器

    Firefox Portable

    即使簡報本身不依賴網路,我還是會為連線作好準備。因為在問答與討論的過程中,還是有可能需要使用網路。我所謂的準備包括軟體與硬體,軟體的部分主要是包括瀏覽器在內的各種可攜式軟體。

    不要使用陌生電腦上的瀏覽器。首先,別人的設定你不見得習慣,有可能造成操作上的不便。其次,別人的瀏覽器未必有你要展示網站的書籤,屆時現場輸入或搜尋都會浪費時間。最後,在別人的瀏覽器登入各網路服務需輸入自己的帳號密碼,也會造成心理的壓力。

    所以,即使簡報時用的電腦不是自己的,我還是不用陌生電腦上的軟體。我使用的所有軟體,都是我自己隨身攜帶的外接硬碟上的可攜式軟體。例如,簡報軟體就是 OpenOffice.org Impress Portable,瀏覽器則是 Firefox Portable。自己攜帶瀏覽器有很多好處。軟體的設定一定是你最習慣的樣子,你可以事先把要展示的網站存成書籤,而且不需要在別人的瀏覽器輸入隱私資訊。

    自備無線網路基地台

    ASUS WL-330gE Portable Wireless AP/Adapter/Gateway/Repeater

    即使簡報時使用的是自己的電腦,也還是有可能遇到網路問題。我最常遇到的狀況是,現場雖然有無線網路,但必須用機構成員的帳號密碼才能登入。有一些機構的無線網路甚至有一個白名單,你的無線網卡的 MAC 要在名單上才能連線。這些當然可以請對方的網管幫忙解決,但總是有點麻煩,而且我也不喜歡別人因為要在我的電腦輸入帳號密碼感到困擾。

    一般而言,大部分的簡報現場也都會有 RJ-45 網路插座。這類插座只要接上就能連線,不像無線網路有那麼多限制。但是,你還是會遇到一些問題。現場不見得有夠長的網路線,你大概也不會隨身攜帶一條三米長的網路線。

    我的解決方案是隨身攜帶一個無線網路基地台,目前使用的裝置是具有路由器、基地台、網卡與訊號增強器四種功能的華碩 WL-330gE。我用這種攜帶型的無線網路基地台好多年了,之前用的是前一代的 WL-330。這類裝置的旅行包中有電源線與網路線,只要接上簡報場地的 RJ-45 插座並接上電源,就可以讓自己的電腦透過自己的無線網路基地台上網。

    自備 3.5G 無線網卡(數據機)

    Huawei E220 HSDPA USB Modem

    我最近到高雄市的一所國小演講 ,遇到一個詭異的問題,無論自備瀏覽器或無線網路基地台都無法解決。我在一小時前抵達,所以有充分的時間測試。放置電腦的位置離牆上的網路插座有一段距離,我接上了我的無線基地台。連線非常順利,但上網沒多久就發現問題:某些網站連不上。

    詢問該校資訊組長,得知我連不上的網站被高雄市教育局不當資訊管制系統擋掉了。這完全出乎我的意料之外,因為被擋的網站是設在台灣學術網路的教學網站。防火牆設在教育局,學校無法自行解除限制,必須打電話請教育局處理。即使教育局立即處理,也要兩小時後才能連線,那時我的演講早已結束了。

    所以我當機立斷,拿出我的 3.5G 無線網卡接上我的電腦。我其實不是很喜歡這個解決方案,畢竟那是我的私人門號,頻寬也是我自己花錢租的。還好我用的是吃到飽的費率,而且只有突發狀況才拿來應急。再說,以當時的狀況來評估,好像還真的沒有別的解法。

    延伸閱讀:Portable Firefox 在教學與演講的應用我的 USB 儲存裝置使用經驗我的簡報工具包(2008);更多「簡報與教學技巧」相關文章。