簡報戰場

我的電腦裡有一千多個簡報檔,約略等於過去十年我站上講台的次數。場合從教育訓練、專案簡報、專業演講、社區講座、到大學課程,對象從企業主管、專業人士、社區民眾到各級學校學生,主題從心理、網路、電影、閱讀、寫作、簡報、溝通、教育、教養、研究、個人成長到使用者經驗。為了適應如此多樣的場合、對象與主題,我發展出以一致風格、快速準備以及個人品牌為主的簡報策略。就稱為「戰鬥簡報」好了。

一致風格

很多人可能不容易想像,我在台上面對大一新生、社區民眾和企業主管的精神幾乎是完全一樣的。沒有上下之分,就是和另一群不同背景的人分享我的知識與經驗。這並不容易,我也是經過幾年的時間才找到一個統整的角色。

不管對誰,我從來不客套。如果我沒有比你更懂我要分享的內容,如果我沒有比你更相信我與我分享的內容的價值,我就不會站在這裡了。事實是,簡報者如果沒有展現出足夠的強度,如果真的只是「報告」,台下也不會對你有信心。而這個分享是積極的:不是報告或教學,而是積極的說服。事前儘量研究聽眾屬性,然後在現場以此基礎主動影響、說服與改變他們。

一致性是很重要的。它讓我的經驗可以累積與類化:在 A 情境對 B 族群分享 C 類知識的經驗可以類化到在 X 情境對 Y 族群分享 Z 類知識的情境。否則如果「情境 × 對象 × 主題」的每一格都完全不同,我不會有足夠的時間準備,自己大概也會因為混淆而經常犯錯。

快速準備

首先我還是要強調,簡報的練習沒有捷徑。如果是全新的內容,每分鐘的簡報我還是會花至少兩小時準備。但因為不論在什麼情境對什麼對象談什麼主題基本上都是以我個人的知識為主,所以簡報內容多少會有重疊。這時除了個人態度與風格的一致性,投影片的一致性也很重要。

我最近五年的所有投影片都使用同一個自己製作的範本。這個範本的內頁完全不花俏,每頁就是一個重點:也許是一個詞或一個句子,也許是一個圖表,也許是一張影像。不論是文字、圖表或影像,都限制在 4:3 投影片中間的 1.85:1 的空白區域。

所以當我在準備一個新的簡報、課程或演講時,五年內的所有投影片都是素材,而且絕大多數的情況下找到合適的素材只要複製貼上即可,不需太多修改。就像所有戰場上的裝備,我的投影片可能不會非常精緻,但它們非常耐用而且有效。這讓我可以更快速地製作投影片,讓我把寶貴的準備時間保留給最重要的事:思考自己屆時要在現場用口語表達的內容與方式。

個人品牌

很多人透過網路積極展現與行銷自我。也許你文章寫得好,也許你有許多粉絲,但面對面溝通是更高等級的挑戰。文章寫得好的、懂網路的人很多,站在人們面前時還能同樣讓人印象深刻的很少。所以,簡報也是經營個人品牌「最後一哩」的關鍵能力。

坦白說,十年前的我並沒有特別認真思考個人品牌這件事。但是花了幾年在學校與社區磨練出這套技巧之後,大約七年前剛好接上 Web 2.0 的時代。我開始寫部落格,認識了很多人,也被很多人認識。五年前,個人的興趣也從基礎的認知轉到使用者經驗。兩個因素加起來,讓我這些年又多了許多在多樣的情境與多樣的聽眾面對面分享多樣主題的機會。

以往我曾經在大學開過簡報課,也曾在大學以外的場域舉辦過較短期(十五小時)的訓練課程。我還是很想把這些經驗分享出來,但考慮大家工作都忙,課程時數不宜太長。所以最近開的公開課程「塑造個人風格的簡報表達訓練」就把時數限制在十二小時,分兩個週末進行。希望這門課可以對朋友們的生活與工作都有幫助。

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